Jakie są etapy procesu digitalizacji dokumentów?

Rezygnacja z dokumentów papierowych i przejście na cyfrowy odpowiednik pozwoli usprawnić wiele procesów w przedsiębiorstwie. To również realne działanie na rzecz ochrony środowiska, ponieważ ogranicza zużycie papieru. Wiele firm decyduje się na digitalizację dokumentów, warto jednak wiedzieć, że jest to proces skomplikowany i wymaga starannego zaplanowania. W artykule omówimy wszystkie etapy procesu digitalizacji dokumentacji.

Dla kogo i po co digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentacji jest niezwykle przydatna m.in. w obszarach księgowości, administracji, obsłudze kadrowo-płacowej, a także w przedsiębiorstwach związanych z ochroną zdrowia oraz z branży logistycznej i transportowej. Na zamianę wersji papierowej dokumentów w postać cyfrową zdecydowało się wiele firm, które wprowadziły możliwość pracy zdalnej. Bez dostępu do dokumentów cyfrowych mnóstwo zadań byłoby niewykonalnych poza biurem.

Niewątpliwą korzyścią płynącą z digitalizacji jest usprawnienie procesów w firmie, czyli szybszy obieg informacji i łatwiejsze wyszukiwanie potrzebnych danych. Pozostałe profity to niższe koszty przechowywania danych oraz mniejsze ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentów.

Etap pierwszy – przygotowanie do digitalizacji

Digitalizacja dokumentów nie jest łatwym zadaniem, wymaga planu, dużej wiedzy oraz rzetelnego wykonania, dlatego najczęściej zajmują się tym wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Ofertę jednej z nich znaleźć można na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/digitalizacja-dokumentow/.

Na etapie planowania i przygotowania należy wskazać, które dokumenty będą zmieniane na formę cyfrową, a także określić, jaki digitalizacja dokumentacji ma główny cel – czy chcemy stworzyć jedynie cyfrowe archiwum, czy będziemy również pracować na dokumentach. Warto podzielić dane pod względem formatu kartki, wtedy sam proces skanowania będzie wydajniejszy. Następnie należy odseparować dokumenty, aby skaner bez trudu rozpoznawał początek nowych danych, tutaj najczęściej stosuje się kody kreskowe.

Etap drugi – skanowanie i indeksowanie dokumentów

Na podstawie oczekiwań przedsiębiorcy, podmiot zajmujący się digitalizacją dokumentów dobiera optymalne rozwiązania. W przypadku firm, w których dokumenty cyfrowe odgrywają dużą rolę w procesach biznesowych, skanowanie odbywa się przy użyciu technologii OCR. Technologia optycznego rozpoznawania znaków, czyli właśnie OCR, zamienia przeskanowany obraz w dokument tekstowy. Dzięki temu możliwe jest automatyczne zaciąganie danych do systemów firmowych (np. faktury do programu księgowego).

Każdy zeskanowany dokument jest indeksowany, czyli otrzymuje przypisane metadane umożliwiające użytkownikowi łatwe wyszukiwanie. Po wprowadzeniu zeskanowanych dokumentów do systemu są one optymalizowane – koryguje się ich jakość oraz dobiera odpowiedni format. Ostatnim etapem digitalizacji dokumentacji jest stworzenie kopii zapasowej uzyskanych danych oraz ich zabezpieczenie.