Pisemne polecenie pracy zdalnej – gdzie je przechowywać

Proszę o informację, czy informację o pracy zdalnej należy przechowywać w aktach osobowych pracownika?

Polecenie pracy zdalnej, jeśli zostało utrwalone w formie dokumentu, powinno być przechowywane w części B akt osobowych pracownika.

Zgodnie z art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020  poz. 1842 ze zm.), w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Forma polecenia pracy zdalnej

Ustawa nie przewiduje żadnej szczególnej formy polecenia pracy zdalnej. Dla celów dowodowych warto jednak utrwalić polecenie w formie pisemnej lub chociaż dokumentowej (np.: wydruk wiadomości e-mail). Dokument ten dotyczy przebiegu zatrudnienia pracownika, dlatego powinien być przechowywany w części B akt osobowych pracownika.

Warto zwrócić uwagę, że dokumenty wymienione w pkt. 2 § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (część B akt osobowych) to jedynie przykładowy katalog dokumentów. Dlatego okoliczność, że polecenie pracy zdalnej nie jest w nim wymienione, nie stanowi przeszkody dla przechowywania tego dokumentu w części B akt osobowych.

Pracownikowi zdalnemu też prowadzimy ewidencję

Należy też pamiętać, że wydanie pracownikowi polecenia pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy takiego pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U. z 2020 r., poz. 1842 ze zm.),
• § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369).

Karolina Kołakowska
ekspert prawa pracy w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci