Zlecenie transportowe – co powinno zawierać?

Zlecenie przewozu towaru, zawierane pomiędzy zleceniodawcą (zazwyczaj producent lub właściciel towaru) a podmiotem realizującym usługę (spedytor lub przewoźnik), nazywane jest zleceniem transportowym.

Jakie dane powinny zawierać prawidłowe zlecenia transportowe?

Formularze, które wysyłane są do zleceniodawcy, firmy realizujące usługi transportowe, zazwyczaj tworzą same. Prosta, jednostronicowa tabela powinna zawierać dane zgodne z wymaganiami kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. (Prawo przewozowe) oraz konwencji CMR z dnia 19 maja 1956 r. Istnieją w internecie ogólnodostępne wzory zleceń, z których można skorzystać, jeśli nie posiada się własnego druku.
Prawidłowe zlecenia transportowe zawierają następujące dane:
– data zawarcia umowy,
– numer zlecenia – ułatwiający porządek w dokumentacji oraz odnalezienie dokumentu,
– dane zleceniodawcy – nazwa firmy, adres,
– miejsce załadunku – nazwa firmy, adres, osoba kontaktowa i telefon do niej,
– data i godzina załadunku,
– miejsce rozładunku – nazwa firmy, adres, osoba kontaktowa i telefon do niej,
– data i godzina rozładunku,
– informacje o ładunku – rodzaj ładunku, sposób pakowania (palety, kartony), ilość, waga,
– informacje dodatkowe – wymagania np. co do wyposażenia samochodu lub kierowcy,
– ustalona cena za fracht (wartość netto) oraz waluta,
– dodatkowe warunki i zastrzeżenia.

Dlaczego zlecenie jest istotne?

Zlecenie jest nie tylko dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy pomiędzy kontrahentem a usługodawcą. Informacje w nim zawarte ułatwiają i usprawniają procesy logistyczne. Po pierwsze, gdy znana jest ilość i waga towaru, można dobrać odpowiedni środek transportu. Jeśli towar zajmuje całą przestrzeń ładunkową tira bądź mniejszego auta dostawczego, transport odbędzie się bezpośrednio z punktu A do punktu B. Jeśli towaru jest mniej, może pojechać w tzw. doładunku (pod warunkiem, że czas dostawy na to pozwala), co wpłynie na wysokość stawki z przewóz. Po drugie – informacja o rodzaju ładunku pozwala go odpowiednio sklasyfikować. Przewozy ładunków bezpiecznych nie wymagają stosowania dodatkowych procedur, natomiast transport towarów podwójnego zastosowania wymaga m.in. dodatkowych dokumentów, a przewóz ADR – odpowiednich środków transportu oraz kierowcy z dodatkowymi uprawnieniami. Informacja o osobach kontaktowych wraz z podaniem numeru telefonu, może być przydatna dla kierowcy, gdy ma kłopoty ze znalezieniem wskazanego adresu, gdy ma opóźnienie lub przyjedzie na miejsce przed czasem. Jeśli na miejscu załadunku lub rozładunku obowiązują specjalne wymagania np. w stosunku do kierowcy, że musi pozostać w kabinie lub musi poruszać się po danym obiekcie w kasku i kamizelce, że samochód musi posiadać dodatkowe pasy do zabezpieczenia towaru, warto, by prowadzący pojazd został o tym poinformowany, zanim wyjedzie w trasę.

Zlecenie transportowe jest podstawą dochodzenia roszczeń pomiędzy stronami m.in. gdy towar dotarł na miejsce przeznaczenia z dużym opóźnieniem, został częściowo zagubiony lub uległ zniszczeniu na skutek niedbałego zabezpieczenia na czas jazdy.