Program do ewidencji czasu pracy – jaki wybrać, na co zwrócić uwagę?

Program do ewidencji czasu pracy to rozwiązanie, które umożliwia elektroniczne rejestrowanie obecności pracowników. Aplikacje tego typu automatyzują wiele procesów, dzięki czemu zarówno zatrudniony, jak i przedsiębiorca oszczędzają sporo czasu na wprowadzaniu, sprawdzaniu oraz raportowaniu danych. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania jest jego bezbłędność – dobre oprogramowanie niweluje ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego związanego np. z ręcznym przepisywaniem godzin do raportu. Przeczytaj, na co warto zwracać uwagę przy wyborze aplikacji do ewidencji czasu pracy, by dysponować najlepszym narzędziem.

Rejestracja czasu pracy wbrew pozorom nie jest tym samym, co jego ewidencja. To część składowa ewidencji, a jej zadaniem jest precyzyjne określenie czasu, który pracownik spędził na pracy. Dawniej (choć w niektórych zakładach taki system wciąż obowiązuje) mierzono go za pomocą papierowych kart wsuwanych do urządzenia, które wybijało godzinę wejścia oraz wyjścia z pracy. Stosuje się również system polegający na ręcznym wpisywaniu przez pracownika momentu rozpoczęcia i zakończenia pracy na papierze (tzw. karta ewidencji czasu pracy), a także elektroniczne urządzenia do rejestrowania czasu. To czytniki kart zbliżeniowych lub linii papilarnych oraz skanery kodów QR.

Rejestracja czasu pracy dostępna w komputerowym programie do ewidencji działa jeszcze inaczej i jest przeznaczona pracownikom biurowym. W przypadku systemu HRM zatrudniony zyskuje dostęp do prostego w użyciu zegara clock in-clock out. Po kliknięciu odpowiedniego przycisku timer zaczyna liczyć czas pracy lub przerwy. Narzędzie daje też dostęp do stopera projektu pozwalającego mierzyć czas spędzony nad konkretnym zadaniem. Pracodawca w programie do ewidencji czasu pracy zyskuje z kolei czytelny podgląd na aktywność swojego zespołu, powiadomienia o spóźnieniach czy nieobecności, a także możliwość dodawania i budżetowania projektów.

Raportowanie czasu pracy

Dobra aplikacja: ewidencja czasu pracy umożliwi także automatyczne generowanie precyzyjnych raportów ewidencyjnych. Mogą dotyczyć całości pracy konkretnego działu lub np. spędzonego nad określonym projektem czy zadaniem albo zleceniami dla wybranego klienta, a także kosztów pracy. Warto też sprawdzić czy interesujący Cię program oferuje raporty clock in/out, czyli wskazujące aktywność pracownika w wybranym przedziale czasowym.

Automatyczne raporty nie tylko znacznie oszczędzają czas spędzony na zbieraniu danych na temat czasu i kosztów pracy, ale także ułatwiają ich analizowanie. W dobrze wyposażonej aplikacji do ewidencji czasu pracy wszystkie raporty są dostępne w jednym miejscu i możliwe do eksportowania do zewnętrznego pliku.

Ewidencjonowanie urlopów

Najlepszy program do ewidencji czasu pracy powinien dawać także dostęp do ewidencji urlopów oraz delegacji. Wówczas możliwe będzie zarządzanie wnioskami urlopowymi przy pomocy tego samego narzędzia, bez konieczności przeglądania ich na papierze. Przełożony jednym kliknięciem zaakceptuje lub odrzuci prośbę o urlop, a zatrudniony otrzyma mejlowe powiadomienie o decyzji.

To dodatkowa oszczędność czasu; wszystkie nieobecności zostają zaznaczone w elektronicznym grafiku. W przypadku systemu tomHRM moduł ewidencji urlopów i delegacji umożliwia tworzenie przejrzystego planu urlopowego, raportowanie wniosków oraz limitów, zbiorcze dodawanie pracowników z pliku XLS czy konfigurowanie własnej ścieżki akceptacji.

Kartoteka pracownika

Dodatkowym udogodnieniem w aplikacji do ewidencji czasu pracy będzie kartoteka pracownicza, czyli dostęp do wszystkich najważniejszych informacji o zatrudnionym z jednego miejsca. Pozwoli na podpinanie istotnych dokumentów pracownika, takich jak umowy, wnioski czy ankiety i testy, a także pozostawianie notatek na jego temat dotyczących np. dotychczasowych osiągnięć czy istotnych dla przedsiębiorstwa umiejętności.

Kartoteka może również zbierać informacje na temat ukończonych oraz oczekujących szkoleniach danej osoby, uzyskanych przez nią certyfikatach czy przebytych badaniach. Co więcej, najlepsze narzędzia będą automatycznie wysyłały powiadomienia mejlowe o wygasających umowach oraz badaniach czy zbliżających się szkoleniach.

Ręczne uzupełnianie czasu pracy

Wybierając program do ewidencji czasu pracy, warto zwrócić uwagę na to, czy umożliwia on ręczne uzupełnianie bądź edytowanie informacji o obecności oraz przerwach. Może się zdarzyć, że pracownik zapomni zarejestrować swoje przybycie lub wyjście z firmy albo np. zakończenie przerwy – wówczas przełożony będzie mógł skorygować dane. Zapobiegnie to błędnemu naliczeniu wynagrodzenia oraz raportowaniu nieprawdziwych informacji. Jeżeli taka funkcja będzie szła w parze z otrzymywaniem powiadomień o nieprawidłowościach, takich jak spóźnienia, pracodawca szybko wykryje problem i zyska możliwość sprawnego zareagowania.

Godną polecenia aplikacją do ewidencji czasu pracy jest tomHRM. To narzędzie, które daje dostęp nie tylko do wszystkich opisanych powyżej funkcji, ale także wielu innych modułów przydatnych podczas zarządzania zespołem. Oferuje między innymi system rekrutacyjny ATS, rejestr umów, intranet dla pracowników, aplikację do zarządzania ocenami pracowniczymi czy onboardingiem. Wszystkie możliwości platformy możesz przetestować za darmo przez 30 dni – bez zobowiązań!