Czy ZUS jest kosztem? Jakie składki można odliczyć?

ZUS jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jakie składki można odliczyć i w jaki sposób wpływają one na koszty uzyskania przychodów. W niniejszym artykule przybliżymy zasady odliczania składek ZUS oraz ich księgowania w kontekście różnych form opodatkowania.

Jakie składki ZUS można odliczyć?

Przedsiębiorcy w Polsce są zobowiązani do opłacania składek ZUS, które można podzielić na dwie główne kategorie: składki na ubezpieczenia społeczne oraz składki na fundusze pozaubezpieczeniowe. Do składek społecznych zaliczamy emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Te składki można odliczyć od dochodu lub zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w zależności od wybranej formy opodatkowania. Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe, takie jak Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, można jedynie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Warto podkreślić, że sposób, w jaki składki mogą być odliczane, zależy od formy opodatkowania przedsiębiorcy. Na przykład:

• W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego składki na ubezpieczenia społeczne można odliczyć od dochodu lub zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
• W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych składki te można odliczyć wyłącznie od przychodu.
• Przy karcie podatkowej składki na ubezpieczenia społeczne nie mogą być odliczane.

Jak rozliczać składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy?

Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy nie podlegają odliczeniu od podatku ani dochodu. Mogą być jedynie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że zostały faktycznie opłacone. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy wybierają skalę podatkową lub podatek liniowy, mogą wliczać te składki do kosztów. Natomiast osoby rozliczające się ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową nie mają takiej możliwości.

Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że do zaliczenia składek do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego ich zapłatę. Może to być na przykład dowód wpłaty lub wyciąg bankowy.

Jak odliczyć składki przy różnych formach opodatkowania?

Wybór formy opodatkowania wpływa na sposób, w jaki przedsiębiorcy mogą odliczać składki ZUS. W przypadku opodatkowania według skali podatkowej (12% i 32%) lub podatku liniowego (19%), składki na ubezpieczenie społeczne mogą być odliczone od dochodu lub zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Warto zaznaczyć, że odliczyć można tylko te składki, które zostały faktycznie opłacone.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem mogą odliczyć składki na własne ubezpieczenie społeczne wyłącznie od przychodu. W przypadku, gdy suma zapłaconych składek przewyższa uzyskane przychody, nadwyżka przepada i nie można jej odliczyć w kolejnych latach podatkowych.

Warto również dodać, że składki na ubezpieczenie zdrowotne mogą być odliczane w 50% wartości zapłaconej składki, co jest istotne dla osób rozliczających się ryczałtem.

Karta podatkowa

Osoby prowadzące działalność gospodarczą na podstawie karty podatkowej nie mogą odliczać składek na własne ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Wysokość podatku na karcie jest ustalana niezależnie od przychodów, co oznacza, że składki nie są brane pod uwagę przy rozliczeniach podatkowych.

Jednakże, jeśli przedsiębiorca posiada inne źródła dochodu, takie jak umowa o pracę czy emerytura, może odliczyć składki od dochodu z tych źródeł.

Jakie są terminy płatności składek ZUS?

Przedsiębiorcy muszą pamiętać o terminowym regulowaniu składek do ZUS, co jest kluczowe dla możliwości ich odliczenia. Terminy płatności składek zależą od tego, czy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, czy opłaca składki wyłącznie za siebie. Składki powinny być opłacone:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną,
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników, w tym przedsiębiorców opłacających składki wyłącznie za siebie.

W przypadku nieterminowej płatności, składki nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, a dopiero w momencie ich faktycznego opłacenia.

Jakie są zasady księgowania składek ZUS?

Księgowanie składek ZUS w kosztach uzyskania przychodów wymaga zrozumienia różnic między składkami finansowanymi przez pracownika a tymi finansowanymi przez pracodawcę. Składki finansowane przez pracownika stanowią część jego wynagrodzenia brutto i nie są samodzielnie kosztami pracodawcy. Natomiast składki finansowane przez pracodawcę mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że zostaną opłacone w terminie.

Zmiany w przepisach wprowadzone od 2023 roku dotyczące księgowania składek ZUS nakładają obowiązek ich ujęcia w kosztach w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, o ile składki zostały opłacone w terminie. Jeśli zostaną opłacone po terminie, koszty mogą być ujmowane dopiero w miesiącu ich faktycznego opłacenia.

Składki ZUS od wynagrodzeń pracowników

Składki ZUS od wynagrodzeń pracowników, w części finansowanej przez pracodawcę, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem ich terminowej zapłaty. W przypadku niedotrzymania terminu, koszty są ujmowane dopiero w momencie ich opłacenia.

Dla przedsiębiorców ważne jest, aby dokładnie śledzić terminy płatności składek i odpowiednio je księgować, aby uniknąć problemów z korektą podatkową w przyszłości.

Warto podkreślić, że składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, ale mogą być odliczane od podatku dochodowego w zależności od formy opodatkowania.

Co warto zapamietać?:

• Przedsiębiorcy mogą odliczać składki ZUS na ubezpieczenia społeczne od dochodu lub zaliczać je do kosztów uzyskania przychodów, w zależności od formy opodatkowania.
• Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale nie podlegają odliczeniu od podatku.
• Terminy płatności składek ZUS różnią się w zależności od statusu płatnika: do 5., 15. lub 20. dnia następnego miesiąca.
• W przypadku ryczałtu, składki na ubezpieczenie społeczne można odliczyć tylko od przychodu, a nadwyżka nieodliczona przepada.
• Składki ZUS finansowane przez pracodawcę mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem terminowej zapłaty.