EDI – pojęcie, standardy, korzyści

EDI, czyli Elektroniczna Wymiana Danych jest sposobem na zwiększenie efektywności pozyskiwania i przetwarzania informacji w firmie.

EDI – pojęcie

Skrót EDI pochodzi od angielskiej nazwy Electronic Data Interchange i oznacza Elektroniczną Wymianę Danych. Jest to sposób wymiany informacji pomiędzy systemami komputerowymi organizacji. Definiując pojęcie EDI wskazuje się także na fakt, że jest to bezpośrednia wymiana ustrukturyzowanych dokumentów, a także komunikatów, które przekazywane są drogą elektroniczną. Kluczowym elementem jest zaś brak udziału człowieka w tym procesie. Wymiana odbywa się bowiem w sposób automatyczny.

Początki EDI sięgają końca lat 70-tych, kiedy to w 1979 roku Amerykański Instytut Standaryzacji powołał tzw. Akredytowany Komitet Standardów X12, którego zadaniem było opracowanie zasad przesyłania danych pomiędzy przedsiębiorstwami.

Standardy EDI

Używanie tego samego języka komunikowania się przez osoby, które wymieniają się informacjami za pośrednictwem systemu EDI, możliwe jest dzięki ustalonym standardom. Standardy są to wspólnie określone kryteria, które systematyzują i ujednolicają przesyłane informacje. Opracowywane były one dla poszczególnych dziedzin, branż i zespołów.

Podstawą standardów dla szczegółowych grup przedsiębiorstw są na ogół dwa ogólne standardy tj.:

• 12, czyli standard amerykański,
• EDIFACT, czyli standard najczęściej stosowany w Europie, który jest opracowywany i rozwijany pod zwierzchnictwem ONZ.

Czemu służą standardy EDI? Dzięki nim możliwe jest tłumaczenie wewnętrznych dokumentów na zrozumiały dla człowieka język. To właśnie one umożliwiają w praktyce pobieranie danych z dokumentu, uzupełnianie go, przechowywanie lub wysyłanie dalej.

Zalety korzystania z systemu EDI

Dlaczego warto wdrożyć system EDI w firmie? Korzyści płynących z jego stosowania jest bardzo wiele. Wśród najważniejszych należy wymienić:

1. Eliminację dokumentów papierowych w firmie – wszelkie zamówienia, faktury i inne dokumenty zastępowane są bowiem standardowymi wiadomościami elektronicznymi, które co ważne – przesyłane są często automatycznie.
2. Oszczędność czasu – do minimum zredukowana zostaje bowiem konieczność przetwarzania informacji przez człowieka. Obsługa dokumentów następuje automatycznie przez odpowiednie oprogramowanie. Tym samym ich wymiana staje się dużo szybsza.
3. Oszczędność pieniędzy – zredukowane zostają koszty, które wcześniej ponoszone były w związku z koniecznością wysyłania dokumentów pocztą, a także koszty administracyjne.
4. Redukcja błędów – system EDI eliminuje konieczność kopiowania danych z dokumentu papierowego na inny lub ręcznego wprowadzania wszystkich danych do aplikacji. Przy odpowiednio wdrożonym systemie są one na ogół pobierane z bazy danych, a przesyłanie informacji odbywa się bez względu na rozmiar.
5. Optymalizacja zapasów – szybka wymiana dokumentów i zminimalizowane ryzyko błędów pozwalają realizować zamówienia szybciej, a także niwelować przestoje spowodowane pustymi magazynami.
6. Skrócenie czasu realizacji – współpraca przez system odbywa się w czasie realnym.

Wdrożenie systemu EDI w firmie

Wdrożenie systemu EDI możliwe jest na dwa sposoby. Z jednej strony, można podjąć się tego zadania samodzielnie. Wiąże się to z koniecznością przygotowania odpowiedniej infrastruktury, oprogramowania, serwerów, czy zabezpieczeń. Z drugiej zaś, możliwe jest skorzystanie ze specjalistycznych rozwiązań dostępnych obecnie na rynku i oferowanych przez operatorów systemu EDI.

Współpraca z doświadczonymi dostawcami takich usług opiera się zindywidualizowanej umowie, której warunki dostosowane są do potrzeb i możliwości firmy. Określić należy zatem zarówno standard EDI, który będzie wykorzystywany, jak i wymagane komunikaty, czy metody transmisji. Operatorzy EDI oferują także kompleksowe szkolenia pracowników, którzy odpowiedzialni będą za funkcjonowanie systemu w firmie, ze swojej strony zapewniając wsparcie programistów, analityków i innych niezbędnych osób.