Jak wypełnić korektę faktury? Instrukcja krok po kroku

Korektę faktury wystawia sprzedawca, wskazując dane z dokumentu pierwotnego oraz prawidłowe wartości po zmianie. W polu „Przed korektą” wpisujesz stan z faktury korygowanej, a w polu „Po korekcie” – dane zgodne ze stanem faktycznym. W KSeF każdą zmianę dokumentu, także błąd formalny, poprawia się fakturą korygującą, a nie notą korygującą.

Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą?

Faktura korygująca służy do poprawienia błędów lub uwzględnienia zmian, które nastąpiły po wystawieniu faktury pierwotnej. Obowiązek jej wystawienia wynika z art. 106j ustawy o VAT. Korekta jest potrzebna między innymi w następujących sytuacjach:

• zmieniła się cena, ilość towaru, podstawa opodatkowania albo kwota VAT,
• udzielono rabatu lub obniżki ceny po wystawieniu faktury,
• nabywca zwrócił całość albo część towarów lub opakowań,
• zwrócono nabywcy całość albo część zapłaty,
• stwierdzono pomyłkę w dowolnej pozycji faktury, także w danych formalnych.

Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, czyli podmiot, który sporządził fakturę pierwotną. W KSeF nie wystawia się not korygujących. Jeżeli faktura otrzymała numer identyfikujący w systemie, nie można jej usunąć ani anulować. Błąd naprawia się przez wystawienie korekty. Gdy faktura została wystawiona na niewłaściwego nabywcę, może być potrzebna korekta zerująca oraz wystawienie nowego dokumentu na właściwy podmiot.

Co musi zawierać faktura korygująca?

Zakres danych zależy od rodzaju korekty, ale dokument powinien pozwalać jednoznacznie ustalić, której faktury dotyczy i co zostało zmienione. Na fakturze korygującej umieść:

• numer kolejny i datę wystawienia korekty,
• dane sprzedawcy i nabywcy zgodne z fakturą korygowaną,
• numer i datę faktury pierwotnej,
• numer identyfikujący KSeF faktury pierwotnej, jeżeli dokument był wystawiony w tym systemie,
• nazwę lub rodzaj towaru albo usługi objętych korektą,
• przyczynę korekty,
• prawidłową treść korygowanych pozycji,
• kwoty zmiany podstawy opodatkowania i VAT z podziałem na stawki, jeżeli korekta wpływa na rozliczenie podatku.

Oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” oraz przyczyna korekty są przydatne do identyfikacji dokumentu. W przypadku faktury ustrukturyzowanej najważniejsze jest prawidłowe powiązanie korekty z dokumentem pierwotnym w KSeF.

Jak wypełnić korektę faktury krok po kroku?

1. Wybierz fakturę pierwotną – sprawdź jej numer, datę wystawienia oraz numer KSeF. Przy korekcie dokumentu ustrukturyzowanego numer KSeF faktury korygowanej wpisz w przeznaczone do tego pole.
2. Uzupełnij dane dokumentu – wpisz numer i datę korekty oraz dane sprzedawcy i nabywcy. Przy wystawianiu korekty z poziomu faktury pierwotnej większość informacji zwykle zostanie pobrana automatycznie.
3. Wpisz stan przed korektą – w tej części pozostaw dane dokładnie takie, jak na fakturze pierwotnej. Dotyczy to między innymi ilości, ceny jednostkowej, stawki VAT i wartości netto.
4. Wpisz stan po korekcie – tutaj podaj prawidłowe wartości. To właśnie te dane powinny odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi transakcji po uwzględnieniu błędu, zwrotu lub rabatu.
5. Dodaj przyczynę korekty – opisz konkretnie, dlaczego dokument został zmieniony, na przykład „błędna cena jednostkowa”, „zwrot części towaru” albo „błędny NIP nabywcy”.
6. Sprawdź różnicę i wyślij dokument – program zazwyczaj wylicza zmianę netto, VAT i brutto automatycznie. Po weryfikacji prześlij korektę do KSeF albo przekaż ją nabywcy, jeżeli faktura została wystawiona poza systemem.

Najczęstszy błąd polega na wpisaniu poprawnych wartości w kolumnie „Przed korektą”. Ta kolumna nie opisuje stanu po zmianie. Zawiera dane historyczne z faktury pierwotnej.

Jeżeli zwrócono cały towar albo transakcja nie doszła do skutku, w kolumnie „Po korekcie” wartości mogą wynosić zero. Taka korekta zeruje skutki faktury pierwotnej, ale nie zastępuje nowej faktury, jeżeli sprzedaż powinna zostać udokumentowana na właściwego kontrahenta.

Korekta in minus i in plus – jaka jest różnica?

O korekcie in minus mówimy wtedy, gdy po zmianie podstawa opodatkowania lub VAT są niższe niż na fakturze pierwotnej. Dotyczy to między innymi rabatu, zwrotu towaru albo błędnie zawyżonej ceny. W KSeF sprzedawca może co do zasady uwzględnić taką korektę w okresie, w którym wystawił ją jako fakturę ustrukturyzowaną. Nie musi w tym trybie gromadzić dodatkowego potwierdzenia uzgodnienia korekty z nabywcą.

Korekta in plus zwiększa podstawę opodatkowania lub kwotę VAT. Sprzedawca rozlicza ją co do zasady za okres, w którym powstała przyczyna zwiększenia. Jeżeli przyczyną był błąd istniejący już przy wystawieniu faktury, sposób ujęcia może wymagać cofnięcia się do właściwego okresu rozliczeniowego. Wątpliwości dotyczące momentu rozliczenia warto skonsultować z księgowym.

• Korekta in minus zmniejsza wartość sprzedaży i podatek należny.
• Korekta in plus zwiększa wartość sprzedaży i podatek należny.
• W KSeF korekta in minus nie wymaga od sprzedawcy potwierdzenia otrzymania dokumentu przez nabywcę.
• Przy fakturach wystawionych poza KSeF mogą obowiązywać inne zasady dokumentowania i rozliczania korekty.

O czym pamiętać po wystawieniu korekty?

Sprawdź zgodność korekty z fakturą pierwotną, zachowaj opis przyczyny i upewnij się, że dokument został prawidłowo przesłany do KSeF albo przekazany nabywcy. KSeF archiwizuje faktury i korekty, ale podatnik nadal odpowiada za rzetelność danych oraz właściwe ujęcie dokumentów w ewidencji. Program księgowy może automatycznie obliczyć różnice, lecz nie oceni, czy wpisany stan po korekcie odpowiada rzeczywistości.

Informacje dotyczące rozliczeń VAT mają charakter ogólny i nie zastępują indywidualnej porady podatkowej. Przed zaksięgowaniem nietypowej korekty sprawdź aktualne przepisy lub skonsultuj dokument z księgowym.