Jakie są kroki do założenia spółki z udziałem zagranicznym? Przewodnik dla obcokrajowców

Polska stała się atrakcyjnym miejscem do inwestycji dla przedsiębiorców z całego świata. Coraz więcej zagranicznych inwestorów decyduje się na założenie spółki w Polsce, aby skorzystać z dynamicznie rozwijającego się rynku, korzystnych kosztów prowadzenia działalności oraz stabilnych warunków prawnych. Proces zakładania spółki z udziałem zagranicznym jest zbliżony do zakładania spółki przez obywateli polskich, jednak istnieją pewne dodatkowe kwestie, o których obcokrajowcy powinni wiedzieć. W tym przewodniku omówimy najważniejsze kroki, które należy podjąć, aby założyć spółkę w Polsce jako obcokrajowiec.

Wybór formy prawnej spółki

Pierwszym krokiem do założenia spółki w Polsce przez obcokrajowców jest wybór odpowiedniej formy prawnej. Najczęściej wybieraną formą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.), ze względu na ograniczoną odpowiedzialność wspólników oraz prostą strukturę.

Warto pamiętać, że obcokrajowcy mogą swobodnie zakładać spółki w Polsce, a ograniczenia mogą dotyczyć jedynie specyficznych sektorów (np. działalność związaną z bezpieczeństwem narodowym). W przypadku spółki z o.o., obcokrajowcy mogą być jedynymi wspólnikami i członkami zarządu, co daje im pełną kontrolę nad działalnością.

Alternatywne formy prawne:

• Spółka akcyjna – dla większych inwestorów planujących szeroki zakres działalności lub wejście na giełdę.

• Spółka jawna lub komandytowa – dla mniejszych przedsięwzięć, często związanych z działalnością partnerską.

Wymagania dotyczące dokumentów tożsamości

Obcokrajowcy rejestrujący spółkę w Polsce muszą dostarczyć odpowiednie dokumenty tożsamości, takie jak paszport. Jeśli osoba zakładająca spółkę przebywa w Polsce, może korzystać również z numeru PESEL, który jest przyznawany obcokrajowcom zameldowanym w Polsce przez dłuższy czas. Brak PESEL-u nie uniemożliwia rejestracji spółki, jednak numer ten może być pomocny przy składaniu niektórych dokumentów.

Jak zdobyć PESEL?

Dla obcokrajowców, którzy chcą uzyskać PESEL, należy złożyć wniosek w urzędzie gminy w miejscu zamieszkania lub tymczasowego pobytu w Polsce. PESEL może być przydatny w wielu aspektach, takich jak kontakt z urzędami czy korzystanie z Profilu Zaufanego, o którym mowa w dalszej części artykułu.

Otwieranie rachunku bankowego dla spółki

Jednym z ważniejszych kroków przy zakładaniu spółki jest otwarcie rachunku bankowego w polskim banku. Każda spółka musi posiadać rachunek firmowy, na który wspólnicy wpłacają kapitał zakładowy, a także obsługują bieżące transakcje.

Dla zagranicznych inwestorów proces otwarcia rachunku bankowego może być nieco bardziej skomplikowany, zwłaszcza jeśli nie posiadają numeru PESEL. Banki mogą wymagać dodatkowych dokumentów, takich jak:

• Paszport,

• Dokumenty potwierdzające rejestrację spółki (KRS),

• Umowa spółki.

Otwarcie rachunku bankowego jest niezbędne do dalszych kroków rejestracyjnych, w tym wniesienia kapitału zakładowego.

Wniesienie kapitału zakładowego

Przed rejestracją spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) konieczne jest wniesienie kapitału zakładowego. W przypadku spółki z o.o. minimalny kapitał zakładowy wynosi 5 000 zł. Kapitał ten może być wniesiony zarówno w formie pieniężnej, jak i niepieniężnej (aport).

Obcokrajowcy muszą zapewnić, że środki finansowe będą dostępne na koncie bankowym spółki, co jest niezbędne do złożenia odpowiednich oświadczeń w KRS. Kapitał zakładowy powinien być wniesiony przed złożeniem dokumentów rejestracyjnych, a odpowiednie oświadczenie o wniesieniu kapitału musi być załączone do wniosku.

Rejestracja spółki w systemie S24 lub tradycyjnie

Zagraniczni przedsiębiorcy mają dwie opcje rejestracji spółki:

• Przez system S24 – elektroniczny system rejestracji, który pozwala na szybkie założenie spółki online. Aby korzystać z tego systemu, wymagany jest Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. Obcokrajowcy mogą uzyskać Profil Zaufany, jeśli posiadają PESEL lub uzyskają podpis kwalifikowany u wybranych dostawców.

• Tradycyjna rejestracja – złożenie dokumentów osobiście w Krajowym Rejestrze Sądowym. W tym przypadku umowa spółki musi być sporządzona w formie aktu notarialnego przy udziale tłumacza.

Dokumenty potrzebne do rejestracji spółki:

• Umowa spółki,

• Wniosek o wpis do KRS (formularz KRS-W3),

• Oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego,

• Lista wspólników,

• Oświadczenia członków zarządu o zgodzie na pełnienie funkcji.

Uzyskanie numerów NIP i REGON

Po rejestracji w KRS, spółka automatycznie otrzymuje numery:

• NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) – przyznawany przez urząd skarbowy,

• REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej) – przyznawany przez Główny Urząd Statystyczny.

W przypadku spółek zagranicznych, procedura uzyskiwania tych numerów jest taka sama jak w przypadku firm zakładanych przez obywateli Polski. Obcokrajowcy powinni jednak upewnić się, że wszystkie dane, w tym dotyczące siedziby spółki, są prawidłowo wpisane w dokumentach rejestracyjnych.

Rejestracja do VAT

Dla przedsiębiorców z zagranicy istotne jest, czy ich spółka będzie zarejestrowana do VAT. Jeśli planują prowadzić działalność związaną z dostawą towarów lub świadczeniem usług w Polsce, rejestracja do VAT jest zwykle obowiązkowa. Aby dokonać rejestracji, należy złożyć formularz VAT-R do urzędu skarbowego. Warto pamiętać, że polskie urzędy skarbowe mogą wymagać dodatkowych dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności, np. umów najmu biura, faktur czy umów z kontrahentami.

Rejestracja do VAT może być nieco bardziej skomplikowana dla obcokrajowców, ale profesjonalne firmy doradcze oferują wsparcie w tym zakresie, pomagając w dopełnieniu wszystkich formalności.

Zatrudnianie pracowników i ZUS

Po rejestracji spółki obcokrajowcy mogą swobodnie zatrudniać pracowników w Polsce. Każda firma, która zatrudnia pracowników, musi być zarejestrowana w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Obowiązek ten dotyczy również wynagrodzenia członków zarządu, jeśli pełnią swoje funkcje na podstawie umowy o pracę lub kontraktu menedżerskiego.

Warto zwrócić uwagę na obowiązki związane z wynagrodzeniami, podatkami dochodowymi oraz ubezpieczeniami społecznymi, które muszą być opłacane za każdego pracownika.

Wybór siedziby spółki

Obcokrajowcy, którzy zakładają spółkę w Polsce, muszą wybrać adres siedziby. Wielu zagranicznych przedsiębiorców decyduje się na wirtualne biuro, które spełnia wszystkie formalne wymogi dotyczące siedziby spółki, a jednocześnie pozwala na obniżenie kosztów związanych z wynajmem tradycyjnego biura. Wirtualne biura oferują usługi takie jak obsługa korespondencji oraz możliwość wynajmu sal konferencyjnych na potrzeby spotkań biznesowych.

Dla obcokrajowców, którzy nie przebywają w Polsce na stałe, wirtualne biuro może być idealnym rozwiązaniem, zapewniającym formalny adres siedziby firmy bez konieczności prowadzenia fizycznej działalności na terenie kraju.

Podsumowanie

Założenie spółki z udziałem zagranicznym w Polsce jest możliwe i stosunkowo łatwe, jednak wymaga dopełnienia kilku formalności, które mogą różnić się od tych obowiązujących dla obywateli polskich. Kluczowe kroki to wybór formy prawnej spółki, uzyskanie numeru PESEL (jeśli to możliwe), otwarcie rachunku bankowego, wniesienie kapitału zakładowego oraz rejestracja w KRS i urzędach skarbowych. Rejestracja do VAT, wybór siedziby oraz obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników to kolejne istotne elementy, które należy wziąć pod uwagę.

Jeśli jesteś zagranicznym przedsiębiorcą i potrzebujesz pomocy w rejestracji spółki, warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnych doradców, którzy pomogą w zrozumieniu polskich przepisów i sprawnym przeprowadzeniu całego procesu. McCarthy & Taggart Group oferuje wsparcie dla rejestracji spółki w języku angielskim.

Dla zagranicznych przedsiębiorców, którzy chcą uniknąć czasochłonnych formalności, gotowe spółki mogą być doskonałym rozwiązaniem. Spółki te są już zarejestrowane w KRS, posiadają nadane numery NIP i REGON, a często także VAT. Gotowe spółki pozwalają na natychmiastowy start działalności bez potrzeby przechodzenia przez cały proces rejestracyjny. McCarthy & Taggart Group oferuje gotowe spółki z pełnym wsparciem prawnym, co ułatwia rozpoczęcie biznesu w Polsce nawet dla zagranicznych inwestorów.

Artykuł sponsorowany