KSeF w jednoosobowej firmie – jak program do faktur sprawi, że tej zmiany prawie nie odczujesz?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w rozliczeniach podatkowych ostatnich lat. Choć brzmi technicznie i budzi niepokój wśród przedsiębiorców, w rzeczywistości ma przynieść sporo korzyści — zarówno administracji, jak i firmom. W szczególności mikroprzedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, mogą dzięki niemu zyskać większy porządek w dokumentach, mniej błędów i szybsze rozliczenia. Wystarczy tylko odpowiednio się przygotować — a w tym może pomóc właściwy program do fakturowania.
Czym jest KSeF i co zmienia dla mikroprzedsiębiorcy?
KSeF to centralny system, w którym faktury VAT są wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej. Oznacza to, że każda faktura będzie musiała być zatwierdzona i przechowywana w systemie Ministerstwa Finansów. Dla właścicieli małych firm zmiana ta przede wszystkim oznacza uproszczenie rozliczeń i archiwizacji dokumentów, ale też konieczność korzystania z narzędzia, które umożliwia automatyczną komunikację z KSeF.
Dla przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność, który dotychczas wystawiał faktury ręcznie lub w prostych arkuszach, może się to wydawać skomplikowane. W praktyce, jeśli zdecydujesz się na program do fakturowania taki jak Streamsoft Firmino, proces jest prosty i intuicyjny – wystawiasz fakturę tak jak dotychczas, a system automatycznie przesyła ją do KSeF.
Co zmienia się dla jednoosobowych działalności gospodarczych?
Na pierwszy rzut oka – całkiem sporo. Przedsiębiorca, który do tej pory wystawiał faktury w PDF czy drukował je w Excelu, będzie musiał:
-
korzystać z programu obsługującego strukturę e-Faktury (plik XML),
-
przesyłać każdą fakturę przez system KSeF,
-
odbierać faktury zakupowe również w tym systemie,
-
nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF (np. księgowej),
-
zapewnić, że dane kontrahenta są zgodne z wymogami systemu.
Brzmi skomplikowanie? Na szczęście w praktyce większość z tych procesów można zautomatyzować.
Jak przygotować się do wdrożenia KSeF – krok po kroku
-
Zweryfikuj aktualny sposób fakturowania
Sprawdź, z jakiego narzędzia korzystasz i czy posiada ono funkcję obsługi KSeF.
Jeśli nie — czas rozważyć zmianę programu. -
Załóż konto w KSeF
Logowanie odbywa się przez e-Urząd Skarbowy lub profil zaufany. Warto też dodać uprawnienia dla księgowej. -
Dostosuj dane w firmie i na fakturach
KSeF wymaga dokładności — upewnij się, że dane firmy i kontrahentów są aktualne i kompletne (np. NIP, adres, format waluty). -
Przetestuj wystawienie e-faktury
Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe. Warto spróbować wystawić kilka faktur próbnych, by poznać proces. -
Zautomatyzuj fakturowanie
Wybierz program, który sam zajmie się przesyłką faktur do KSeF i ich archiwizacją. Dzięki temu nie odczujesz zmiany w codziennej pracy.
Jak program do faktur może ułatwić Ci pracę?
Dobrze dobrany program do faktur potrafi całkowicie zdjąć z przedsiębiorcy ciężar związany z wdrożeniem KSeF. Nowoczesne oprogramowanie automatycznie łączy się z systemem i przesyła faktury w odpowiednim formacie, uzupełnia dane kontrahenta po numerze NIP, a wszystkie dokumenty bezpiecznie archiwizuje w chmurze. Pozwala też wystawiać różne rodzaje faktur — od zaliczkowych po walutowe — oraz korzystać z aplikacji mobilnej czy przeglądarki, dzięki czemu możesz fakturować z dowolnego miejsca. W praktyce oznacza to, że Twoja codzienna praca z fakturami nie zmienia się — jest po prostu szybsza, prostsza i lepiej zorganizowana.
Artykuł sponsorowany
