Dlaczego digitalizacja dokumentów to krok w dobrą stronę dla Twojego biznesu?

Ciągły rozwój technologii oraz zmieniające się wymagania klientów wymuszają na firmach dostosowywanie się do tych transformacji. Jeśli tego nie robią – najczęściej wypadają z biznesu. Sprawia to, że w dzisiejszych czasach bardzo istotne jest podążanie z duchem czasu i usprawnianie działań w przedsiębiorstwie. Jednym ze sposobów na to jest digitalizacja dokumentów, której zadaniem jest przetwarzanie papierowej dokumentacji na formę elektroniczną. Proces ten umożliwia także rozpoznawanie znajdujących się na niej informacji i przeniesienie ich do odpowiednich programów, np. ERP.

Plusy wdrożenia digitalizacji dokumentów

Korzyści z implementacji takiego rozwiązania jest wiele, co potwierdza rosnąca liczba firm decydujących się na jego wdrożenie. Pierwszą zaletą procesu, jakim jest digitalizacja dokumentów jest oszczędność czasu. Dzięki posiadaniu dokumentacji w formie elektronicznej możemy zredukować czas potrzebny na wyszukiwanie potrzebnych nam fragmentów danych. Przyczynia się to także do większej efektywności podczas pracy, ponieważ w ten sposób spędzamy mniej czasu na tematach stanowiących do tej pory żmudne zajęcie. Digitalizacja dokumentów to także oszczędność pieniędzy. Przykładowo, jeśli dane zaświadczenie musi trafić do kilku osób to nie trzeba go już drukować wydając w ten sposób pieniądze na sam papier, tusz do drukarki czy same koszty wysyłki pocztą – wystarczy wysłać je mailem. W ten sposób następuje znaczna redukcja codziennych kosztów. Jedną z największych korzyści wdrożenia digitalizacji dokumentów jest prawdopodobnie łatwy dostęp do dokumentacji i mobilność, jaką daje. Mając wgląd do plików w formie elektronicznej możemy je przeglądać w każdym miejscu i o każdej porze dnia. Pozwala to zaoszczędzić wiele czasu, a także szybciej reagować na zmieniającą się sytuację, np. gdy pilnie trzeba poprawić czy dodać pewne dane od klienta.

Gdzie szczególnie sprawdzi się digitalizacja dokumentów?

Istnieje wiele obszarów biznesowych, w których digitalizacja dokumentów bardzo ułatwi codzienną pracę. Poniższe przykłady to tylko niewielki procent. Jednym z nich jest występujący w większości firm dział HR. System przerabiający papierową formę pracowniczej dokumentacji na elektroniczną znacznie usprawni wykonywanie typowych zadań specjalistów z tej branży. Zadzieje się to chociażby dzięki otrzymaniu cyfrowych danych, które łatwo będzie można zintegrować z innymi systemami HR-owymi. Digitalizacja dokumentów z pewnością pomoże także handlowcom i innym pracownikom podróżującym wiele służbowo. Za sprawą cyfrowej formy dokumentacji i ułatwionej dostępności do niej, dana osoba może sprawdzić plik w dowolnym miejscu i czasie, co z pewnością znacznie ułatwia dopięcie do końca umów z klientami czy innych procesów. Z digitalizacji dokumentów skorzystają także biura rachunkowe czy firmowe działy księgowości. Nie trzeba już ręcznie przepisywać danych z faktur i innych dokumentów do systemów finansowych, ponieważ logika w narzędziach do cyfryzacji dokumentacji rozpoznaje zeskanowane dane i przenosi je do odpowiednich aplikacji.