Elektroniczny obieg faktur kosztowych – czy warto go wdrożyć w firmie?

Zastanawiałeś się kiedyś, ile pieniędzy i czasu kosztuje Twoją firmę obsługa faktur w formie tradycyjnej? Prawdopodobnie całkiem sporo. Być może najwyższa pora postawić na nowoczesne rozwiązanie, jakim jest elektroniczny obieg faktur kosztowych.

Jak wygląda tradycyjny obieg faktur?

Zarządzać fakturami musi każda, mniejsza czy większa współczesna firma. W zależności od potrzeb, przedsiębiorstwa decydują się na obieg tradycyjny lub nowocześniejsze rozwiązania, np. elektroniczny obieg faktur kosztowych. W dalszym ciągu wiele z nich (zwłaszcza mniejszych) bazuje na pierwszym rozwiązaniu. Model ten wydaje się im często bardziej oszczędny i bardziej przyjazny niż korzystanie z dedykowanego oprogramowania. 

Czy słusznie?

Tradycyjny obieg faktur kosztowych wiąże się z koniecznością magazynowania i procesowania faktur w formie papierowej czy wprowadzania na nich wciąż tych samych danych. Takie czynności zajmują dodatkowe miejsce i czas. Pochłaniają także więcej energii, zwiększając prawdopodobieństwo popełnienia błędu, np. przez zmęczonego czy mającego gorszy dzień pracownika.

Przechowywanie dokumentacji w formie fizycznej generuje ryzyko jej zgubienia albo zniszczenia. Może to narazić firmę na organizacyjny chaos, straty finansowe czy problemy wizerunkowe. Obniża również poziom bezpieczeństwa wrażliwych danych. 

Jakie korzyści przynosi  wdrożenie elektronicznego obiegu faktur kosztowych?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie eliminuje większość powyższych problemów, zapewniając korzyści w 4 obszarach:

1. Analizy danych – odnoszącej się do wydajności procesu, jego poszczególnych kroków oraz osób w nich uczestniczących i umożliwiającej usprawnianie efektywności obiegu.
2. Bezpieczeństwa – dane przechowywane w formie cyfrowej są bezpieczniejsze, aniżeli dokumenty papierowe; trudniej je zgubić, zniszczyć czy wykraść z nich dane.
3. Czasu – obieg elektroniczny pozwala zautomatyzować procesy rejestracji dokumentów, wyeliminować konieczność wprowadzania istniejących danych, poprawić szybkość przepływu faktur, ich korekt, rejestrowania i realizacji.
4. Ekologii – dokumenty elektroniczne pozwalają zmniejszyć zużycie papieru.
5. Finansów – elektroniczny obieg faktur kosztowych może pomóc zredukować koszty przedsiębiorstwa związane z produkcją papieru, obsługą klienta, magazynowaniem dokumentów, logistyką itp.
6. Odpowiedzialności – dzięki jednoznacznemu przypisaniu odpowiedzialności w poszczególnych etapach obiegu oraz przejrzystość procesu akceptacji i dekretacji faktur.
7. Transparentności – realizacja poszczególnych kroków obiegu faktur kosztowych może być stale monitorowana, a w przypadku przekroczenia terminów – alarmowana i egzekwowana przez oprogramowanie.

Coraz więcej przedsiębiorstw jest świadomych wad tradycyjnego obiegu faktur. Poszukując rozwiązań redukujących koszty, czas i ryzyko błędów, decydują się na wdrożenie nowoczesnego oprogramowania. Zwykle szybko dostrzegają jego zalety.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych może być wdrożony w każdej firmie, również w przypadku wprowadzania zmian w procedurach i strukturze organizacyjnej firmy. Nowoczesne i dojrzałe oprogramowania pozwalające na budowę elektronicznego obiegu dokumentów  można dowolnie rozbudowywać i modyfikować. Czy warto je wdrożyć?

Naszym zdaniem – zdecydowanie tak.