Jak wybrać najlepsze miejsce na spotkanie biznesowe?

Narada z kontrahentami nie zawsze wymaga sztywnego protokołu i dlatego firmowa sala konferencyjna nie w każdym przypadku będzie najlepszym wyborem. Jak jednak wybrać lokal na spotkanie, aby było ono udane i zaowocowało kontraktem?

Idealne miejsce na spotkanie biznesowe

Jako przedsiębiorca na pewno znasz cenę czasu i cenisz go. Warto, abyś wziął także pod uwagę mnogość zajęć, jakim oddają się na co dzień biznesowi partnerzy. W jaki sposób? Na organizację spotkania biznesowego można wybrać lokal poza miastem. Ma to swoje plusy: poza metropolią będzie więcej warunków do skupienia na sprawach do omówienia, cisza, spokój, brak zgiełku.

Z drugiej strony nie może to być miejsce, do którego prowadzą zakorkowane drogi, bo inaczej potencjalni partnerzy mogą w nich utknąć i zamiast czekać z niecierpliwością na Twoją ofertę, będą tkwili w upale na zatłoczonej drodze ze świadomością spóźnienia.

Wsparcie dla nowoczesnych narzędzi

Przed zamówieniem sali z obsługą sprawdź, czy lokal jest przygotowany do przyjęcia użytkowników laptopów, smartfonów, notebooków, tabletów itp. W pomieszczeniu musi być odpowiednia ilość gniazdek elektrycznych. Inaczej mogłoby się okazać, że nie jesteście w stanie sfinalizować rozmów, bo ewentualni kontrahenci nie mają dostępu do swoich danych, albo muszą wychodzić, żeby sprawdzić notatki, zapisane na urządzeniu ładującym się w sąsiedniej sali.

Przy okazji warto też będzie sprawdzić zasięg. Nic tak nie denerwuje przedsiębiorców, jak niemożność dodzwonienia się gdzieś. Nawet najpiękniejsze okoliczności przyrody nie poprawią humoru – spotykacie się przecież w interesach!

Catering na spotkaniu biznesowym

Jeśli planujesz dłuższe posiedzenie, obiad jest obligatoryjny. Gdy finalizacja przedsięwzięcia wymaga uzgadniania punkt po punkcie, dobrze jest zrobić przerwę po ok. 2 godzinach. W takim przypadku podanie do posiłku alkoholu raczej nie wchodzi w grę.

Inaczej w sytuacji, gdy negocjacje będą krótkie. Wówczas obiad może mieć charakter nie tyle roboczy, ile uroczysty, podsumowujący osiągnięte porozumienie. Kieliszek szampana na finał spotkania biznesowego ma sens.

Zobacz również: Motywacja do pracy

Z noclegiem, czy bez?

Tu powstaje zasadne pytanie, jak spotkanie biznesowe ma zostać rozwiązane. Przy organizacji w mieście, osoby, które skosztowały alkoholu, mogą wrócić do domów taksówkami. Jeżeli natomiast rozmawiacie w pozamiejskim ośrodku wypoczynkowym itp., trzeba zawczasu wkalkulować w koszty nocleg. Nie każdy musi z nich skorzystać, ale sytuacja, w której podchmielony przyszły partner wsiądzie za kółko, aby dostać się do miasta, nie może mieć miejsca.

Uwzględnienie przy organizacji spotkania możliwości zostania na noc daje też komfort na wypadek, gdyby rozmowy przeciągały się poza zaplanowany czas. Wówczas możecie zająć się sednem spotkania i ustalać wspólne stanowiska i plany tak długo, jak jest to konieczne.

W ten sposób dobrze zaplanowane spotkania biznesowe mogą przyczynić się do sukcesów wspólnych zamiarów i przynieść w przyszłości zyski dla każdej ze stron.